内容証明郵便局の出し方やさしく!配達証明の違い効果や受付

トラブルがおきた相手に内容証明を送らないといけない!という方に郵便局での内容証明の出し方の初歩を解説していきます。



実際に僕が出したときの体験談を紹介します。




内容証明で持っていくもの




・内容証明郵便で送りたい手紙


 →同じ文で3通(自分用・郵便局用・相手用で3通)


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・封筒1通


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・自分の印鑑(代理で出すなら差出人ので)


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・代金のお金



封筒の書き方は表側に送りたい相手の住所と名前を


裏側に自分(差出人)の住所と氏名を書き、ノリやテープで封筒を閉じずに持っていきます。

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印鑑は、手紙の中身で差出人の名前の下、訂正した部分と、手紙が2枚以上にわたる場合につなぎ目に


印鑑を押さないといけません。きちんと準備できていれば印鑑は絶対に持っていく必要はないのですが


うっかりミスで「訂正」しなくてはいけない場合に、その場で訂正印を押さないといけないのに


印鑑がないと家に戻らないといけなくなりますから、念のため持参しておきましょう。




郵便局の手続き

  

では手紙を書式にそって作成した後に、郵便局に持っていくとどんな手続きの流れになるか説明します




1  郵便局の郵便コーナーに行き


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「内容証明を送りたいのですが。。。」と申し出ます




2  手紙3通と封筒を提出します


そうすると、3枚つづりになったのを係りの人が1枚ずつ分けてくれます。


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3  窓口では必ず「配達証明付きでお願いします」と申し出てください。



*親切な係りの人なら「配達証明つけますか?」と質問されるかもしれませんが、



内容証明では配達証明を必ずつける必要はないのでスルーされるかもしれません。


配達証明がないと、あなたの出した内容証明郵便がちゃんと受け取られたか、いつ配達されたかが分かりません。



・内容証明が証明するのは?


1 手紙を出した事実


2 いつ手紙を出したかの日付


3 手紙の内容




・ 配達証明が証明するのは?


1 相手が手紙を受け取った事実


2 いつ手紙を受け取ったかの日付




内容証明は配達証明とセットにすることで証拠としての効力が増すのですね。


僕が出した時は、2枚分の原稿があったので、ホチキスで原稿をとじてもらい、閉じた先の境い目を印鑑で押しました。


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4  受付がすんだら手紙の書き方がちゃんとルールにあってるか確認されます



字数や行がちゃんと合っているか、訂正があるかなどです


時間はだいたい15分くらい待ってました




5 確認後 訂正がなければ次に進みます



そうすると内容証明でのあることの証明文



この郵便物は平成〇〇年〇月〇日第〇〇号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します

日本郵便株式会社



と手紙の3通全部に、書面の下の方に印を押してもらえます。


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5  相手に送る用の手紙を、郵便局員の人が見てもらいながら、自分で封をするために渡されるので、閉じます


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閉じたら係りの人に渡します


残りの2通は、自分用で1通、郵便局の保管用で1通になります。




6  書留・配達記録郵便物等受領証 をもらう


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長い文字ですがようするにこれは「内容証明を払ったよ~」という証明書です。



注意点としては、これは自分用の原本をなくした時に、郵便局での閲覧や、もう1度コピーをもらう際に必要なのでなくさずに保管しておきましょう。



受領証がないと「いつに誰が送った内容証明か、果たしてあなたが送ったのか」が証明できずになくした場合の対応ができなくなるので、なくなさないようにしましょう。



会計でお金を支払い


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領収証・自分の保管用の原稿1通・受領証をもらい終了です。



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その他




〇どこの郵便局からでも出せるのか→いいえ

 配達員の人が取りに来てくれるのか→いいえ


内容証明は全国の郵便局どこからでも出せるサービスではありません。


厳密にいえば、『郵便認証司』という資格をもった内容証明を扱ってもいいと認められた人がいる郵便局となります。



家の近所にある小さな郵便局だと難しいこともあり、


大きめの「本局(24時間郵便の受付をしている地域の中で大きい郵便局)」であれば



内容証明は基本うけつけてくれるでしょう。



自分のエリアの本局の調べ方は下のサイトが便利です。



→参考



入力欄に、自分の住む都道府県・市町村を入れて検索のボタンを押すと地図が表示されて本局が出てきます。



またオフィスに郵便局の配達員の人が来てくれてその日の郵便物を届けに来てくれますが


そのついでに「内容証明お願いします」と受け付けてくれるかといえば、それもありません。



やはり自分から内容証明を受けつける郵便局に出向いて手続きをしないといけません。




〇郵便局員の人が書いた原稿の中身を見るの?大丈夫か?→内容は見られますが大丈夫です


郵便局の係りの人が、ちゃんと内容証明の書式にあっているか(1行20字以内、1枚26行以内)であるかを



チェックしますから、日本語の文字を字面をおっていきますから、自然と内容は見られるでしょう。



送る内容はトラブルが多いですから、あまり他人には見られたくないですがこればかりは仕方ありません。



しかし法律で「信書の秘密」というのがあって内容が漏れることはありません。




そもそも毎月何通も受付をする係りの人がいちいち覚えているかといえばそうではありませんね。「寝たら忘れます」という声も。




他の仕事でも何かのお客様センターの人が毎日たくさんの受付をしていたら覚えてることはないですね。



〇出す人の本人確認はあるのか

→ありません



ツタヤの会員証を作る時みたいに「では身分証も出してください」とは言われることありません。



本人以外の人が出すことも出来ますが、修正がその場で必要と言われた時に


内容をどう修正すればいいかは本人以外にはなかなか分からないですから、そこは注意しないといけません。



〇土日は

→土日もやっています。



内容証明の基本



基本を説明します。



内容証明の意味と効果

郵便局で内容証明郵便を買わないといけないの?→いいえ




まずは「内容証明ってそもそもなに?」という方に



内容証明とは

いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社が証明する制度です。



→出典



ようするに、手紙を出す際に配送業者である郵便局を間にして相手方に送ります。




      手紙を出す時

自分   →   郵便局    →   相手

     手続き       配達
 



その間に入った郵便局が


・どんな内容の手紙だったか



・いつに相手に出したのか


を郵便局が証明してくれるサービスです。



      手紙を出す時


自分   →    郵便局       → 相手
  
        手紙の内容を証明




あなたが書いた手紙の中身を「こんな内容です」と



間に入った郵便局が1部を郵便局内に保存しておきます。



公的な機関の郵便局が内容(あくまで書式にあってるかだけ)をチェック後に保存してますから、



だれ宛に


どんな内容の中身を


いつ送ったか


が証明されることになります。



じゃあなぜ内容証明を出すのがいいか、どんな効果があるのかという点ですが



・相手が「そんな内容の手紙は受け取ってない!」としらばっくれるのを防げる



・内容証明は「手紙の送り方の強力バージョン」ですから、相手にプレッシャーをかける効果がある


になります。



例えば、DさんがUさんにお金を5万円貸したとしましょう。「1か月後までに返済する」と口約束したのに



Uさんは1か月たっても返してくれません。



最初はラインで通話してUさんと話もできて「お金返してね」「ちょっと待ってね」といった話も出来てましたが



それでも返してもらえず、ついにはUさんがラインをブロックして連絡が取れなくなりました。



しょうがないからDさんは、「お金かえせー」という手紙を何度も住所に送りました。



それでも連絡がないので、共通の知人を介して連絡とってもらい、運よくUさんと話ができました。




Dさんが「Uさん、手紙を何度も送ってるのにひどいじゃないか」と言ったところ



Uさんは「手紙?そんなの知らないよ。受け取ってないよ」としらばっくれました。



このように普通に手紙を出した分には、「相手が受け取ってないよ」と言われればそれで終わりです。




そこで上で述べた内容証明を用いれば



・郵便局が  Uさんに送る手紙の内容、いつ送ったかを証明



してくれるのでUさんは「受け取ってないよ~」というウソはつけません。



内容も証明してくれるので「お金返せなんて書いてなかったよ」という言い訳も使えません。



このようなメリットがあるんですね。



もう1つのメリットは


内容証明は心理的にプレッシャーをかける効果がある点です。




知人の話ですが昔の学生の頃、通販で買った商品をコンビニ用紙の後払いにして、商品は受け取って



忙しくて支払い忘れていたらある日


真っ赤な便箋で書かれた「内容証明」なる手紙が通販会社の顧問をしてるだろう法律事務所から来て、ヤバイと思って速攻で払った、


と聞きました。



郵便局の文字で公的な文書のように書いてもあったのと、支払い忘れていた負い目もあったのか、すぐに料金を払ったそうです。




内容証明が届いて、ストレスで胃が痛くなった人とか食欲がなくなる人もいて心理的にプレッシャーを与える効果もあります。




弁護士の世界でも訴訟の法的手続きをおこす前に、「お金払ってください」と内容証明を送り、相手の反応を見たりもします。



知人のように「おっヤバい」と思って連絡や支払いに応じる方もいます。



しかし内容証明は切手のように何か内容証明という物をお金を出して買って送るといったのではありません。



郵便局で定めた書式・文字数で書いた


自分で用意した原稿の内容を



郵便局の係の人がチェックして、『内容を証明してくれる』というサービスです。


さらに



・その内容が正しいかどうかの正当性



を証明するサービスではありません。



・〇〇さんがこういう内容で書かれてて、〇月〇日に出しましたよ~



というのをあくまで書式に沿ってるか、こんな内容でしたよというのを



証明するだけですから、郵便局がそれが真実であるかどうかは分かりません。



八つ当たりやクレームで出されるケースもあるかもしれません。



あとは



・普通に郵便で送るよりだいぶ料金が高くなる


点です。




内容証明の料金




合計  1262円


1  通常郵便物の料金 82円(25グラムまで)


2  内容証明料     430円(手紙1枚)


  *1枚でおさまり切らないなら、2枚目以降260円ずつ追加


3   書留料        430円


4   配達証明料     310円(任意だが通常は付けた方がいい)


           *差出後の依頼する場合は430円





→参考




普通郵便なら82円で



これにくらべて内容証明1通出すのに1000円以上はかかってしまいますから



今のタイミングで出す必要があるものかどうか出す前に考えねばなりませんね。



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