PTA総会 案内状と委任状の書き方テンプレート

総会の案内状と委任状のテンプレート、書き方の注意点を紹介します。

留意点


・総会の案内状には切り取り線や別紙で出欠票や参加できない方に向けた委任状をつけるのがポピュラー。

スムーズの議事の進行のために委任状を出してもらうよう協力をお願いします。


・提出してもらった委任状は当たり前ですがなくすと大変なことになりますから、ちゃんとなくさないように保管をしておきましょう

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・案内状の文面のメインは、総会を開催することのお知らせ、会員に出席をお願いすることを伝える文書です


・学校の様子に触れても親しみが持てていいです。でも色んなことに振れ過ぎて何を伝えたいのか

分からない文書にならないように注意しましょう。


・発信者の名前と発信する日付の右端はそろえないと格好悪くなる


・いつまでに総会に出られるかの出欠を知らせる期限も設ける、提出の方法も書いておく


・PTA関連の文書は学校ごとにテンプレートが決まっていて、毎年使いまわされるケースも多いです。


そうすると前の年の日付や役員の方の名前が残っているかもしれませんから、自分で今年の案内状を作る際は

それらの前の記入されたのを消し忘れないようにしましょう。


・誰に委任をするのか明らかにしましょう。

委任状は通常、自分がする本来の決議を、出席者の代表に委任することになります。


必ず出席する人になりますが、学校によっては総会の議長であったり、PTAの会長であったりします。

その委任する代表者の役職と氏名を書くようにします。


・案内状の初めは、時候の挨拶、会員の健康への配慮を問う挨拶を必ず入れるようにする


・議題は毎年で多少違う場合もありますから、間違わないように正確に書きます


・議題の最後には質問やその他の話をする機会も可能性としてあるので、その他という欄をもうけてもいい

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案内状のフォーマット


  




PTA会員各位              平成28年4月10日

                           広葉小学校

                        
                       PTA会長相田美津子


    PTA総会開催のお知らせ


緑の風薫るさわやかな季節となりました。会員の皆様にはお変わりなくお過ごしのことと存じます。

また日頃からPTA活動について、あたたかいご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。


さて、このたび新年度を迎え、下記のようにPTA総会を開催することになりました。


お忙しいかと思いますが、皆様の出席を賜り、これからの活動に活かしていきたいと存じます。

ぜひご出席くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。


     記


日時  平成28年 5月10日(金) 午後1時~

場所  広葉小学校 体育館

議題  平成27年度活動報告

    平成27年度収支決算・監査報告

    平成28年度新役員選出

    平成28年度収支予算案

    平成28年度活動計画案


出席状または委任状は、お子様を通じて、4月25日までに担任の先生にご提出をお願いします。


——————–  切り取り線 ——————–


            出席票

平成 年 月 日 

PTA会長  相田美津子殿

PTA総会に出席いたします。


           〇年 〇組  生徒氏名
                  会員氏名      印

——————–  切り取り線 ——————–

           委任状

平成 年 月 日 

PTA会長  相田美津子殿

PTA総会のすべての権限を議長に委任いたします。

          〇年 〇組  生徒氏名
                 会員氏名      印



総会の案内状に使える時候の挨拶


PTAの案内通知に用いられそうな時候の挨拶は他に

・風薫るすがすがしい季節となりました。皆様にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。


・あたたかい日差しにも春の気配を感じられる季節となりましたが、会員の皆様はいかがお過ごしでしょうか。

・鯉のぼりが風に泳ぐころ

・若葉の緑がさわやかな季節

・新緑が快い季節となりました

・すがすがしい初夏を感じさせる風が吹いてまいりましたが

・4月に開催なら 

 日増しに春の気配が濃くなってまいりました。

 桜のつぼみが一斉に咲き、まさに春爛漫の季節となりました。


などとしてもいいでしょう。

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