PTA役員/会長 依頼の仕方【例文つき】小中学校幼稚園で
PTAの役員を他の人に依頼しないといけない、でも断られまくるんだろうな～とちょっと気落ち気味の方に、上手な依頼の仕方のポイントと例文を紹介します。
・あなたになってほしい、と気持ちを込めて依頼する
熱意を込めれば最初断っていた人も最後に応じてくれる可能性はある
・依頼をして断られたら、相手の置かれている状況に理解を示しつつ
どのくらいの仕事や病気の家族のお世話の忙しさなのかを聞く
さらに、仕事の量がどのくらいなのかきちんと明らかにする
「そんなに大変じゃないですよ」とあいまいな表現をすれば、分かりにくいし、もし本人が後に大変だった
と思ったら反感を買う原因となる
・仕事や家庭の事情で断られたら、負担にならないような融通がきく点をアピールする
例
「去年は役員ごとに３つのチームに分けて分担して出席していたから仕事が少なかった」
・依頼で即答をしてもらう必要はない。「３日後に返事をもらえますか？」のように聞いておき考えてもらう、
期限を切らないといつまでも返事をよこさなくなる恐れがるので区切る
・「ＰＴＡは実は楽しいこともあったのよ」と嫌がられがちな活動の良かった点を話してみる
①委員の依頼
こんばんは。５年２組の佐藤勉の母の良子です。いつも恭介君にはうちの勉が仲良くさせてもらっているそうで遊んでくれてありがとうございます。
三浦さんもご存知かと思いますが、先月、ＰＴＡの委員を選びましたが
まだ会計委員が決まってないんです。来月の集まりまでに決めることになりました。
実は何人かの方から三浦さんを推す声があって、先生も三浦さんでしたら、お人柄やお仕事柄からも安心してお任せができるから、ぜひお願いしたとお話がありました。
お仕事が経理をされていらっしゃるとお聞きしたので、５年生の学年の保護者の中からなら三浦さんがピッタリだと思いました。
委員会がおこなわれるのは、月に１回の、毎月第３日曜日だけです。時間は午後の１３時から１６時までの３時間です。
三浦さんがお仕事で忙しくされているのも知っておりますし、他の保護者でもサポートさせていただくので、ぜひお引き受けいただけないでしょうか？
例２ 会長の依頼
実は今年のＰＴＡ会長が誰になるかがまだ決まっておらず、次に改めて決めるようになりました。
ＰＴＡ会長は去年は男性でしたが、この学校は男性と女性で交互にローテーションをしてやることに昔からなっていて今年は女性の年なんです。
何人かの方が三浦さんを推す声があって、先生も三浦さんなら安心してお任せできると、お話がありました。
副会長は米永さん、書記は遠藤さんにお願いをしてお引き受けいただきました。
両名とも三浦さんをしっかりサポートするという声もいただきました。もちろん私もお手伝いをしたいと思っています。
どうかお引き受け願えませんでしょうか？いいお返事をお待ちしています。よろしくお願いします。
例３ 委員長
中島さんのお宅でしょうか。わたしは、宮原中学校のＰＴＡ会長の乙部と申します。
中島さんこんにちは、今日電話しましたのは庶務委員長の平松さんがご主人の転勤で引越しをされることになりまして、委員長を新しく選任することになりました。
後任にぜひ中島さんをと思いまして、ぜひお願いできないかとお電話させていただきました。
（なぜやってほしいかの理由を語る）
中島さんは休まずにいつもＰＴＡの委員会に参加してくださいますし、家庭に入られる前は会社の総務マネージャーをされていたとお聞きしました。
ご経験された事務の手続きや書類作成のご経験は、ＰＴＡの庶務の仕事と同じですしむしろ管理職をなさっていたので、
ぜひ宮原中学の庶務の仕事の問題点を改善してほしいくらいです。
中島さんにご依頼するしかないと考えていました。
今日の今日のお願いですから、すぐに返事をしてほしいいとは申しません。
来週の火曜日までにお返事をお願いします。委員長の仕事は初めてになるでしょうから、わたしをふくめてＰＴＡでは全力でサポートします。ご検討よろしくお願いします。
例４
先日は保護者会にご出席いただきましてありがとうございました。
保護者会の終了後に、ＰＴＡの委員の選考が行なわれまして、行事委員と防犯委員が決まらずに
来月までの持ち越しで検討事項になりました。
そこで他の委員と先生で話合いをしまして、防犯委員を目黒さんにお引き受けいただけないか、と思いまして連絡しました。
目黒さんがお仕事をされているのは重々承知しております。ですが防犯委員の集まりは日曜日の午後と決まってますからお仕事がある方でも出席しやすいようになっています。
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・あなたになってほしい、と気持ちを込めて依頼する
熱意を込めれば最初断っていた人も最後に応じてくれる可能性はある
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・依頼をして断られたら、相手の置かれている状況に理解を示しつつ
どのくらいの仕事や病気の家族のお世話の忙しさなのかを聞く
さらに、仕事の量がどのくらいなのかきちんと明らかにする
「そんなに大変じゃないですよ」とあいまいな表現をすれば、分かりにくいし、もし本人が後に大変だった
と思ったら反感を買う原因となる
・仕事や家庭の事情で断られたら、負担にならないような融通がきく点をアピールする
例
「去年は役員ごとに３つのチームに分けて分担して出席していたから仕事が少なかった」
・依頼で即答をしてもらう必要はない。「３日後に返事をもらえますか？」のように聞いておき考えてもらう、
期限を切らないといつまでも返事をよこさなくなる恐れがるので区切る
・「ＰＴＡは実は楽しいこともあったのよ」と嫌がられがちな活動の良かった点を話してみる
例文
①委員の依頼
こんばんは。５年２組の佐藤勉の母の良子です。いつも恭介君にはうちの勉が仲良くさせてもらっているそうで遊んでくれてありがとうございます。
三浦さんもご存知かと思いますが、先月、ＰＴＡの委員を選びましたが
まだ会計委員が決まってないんです。来月の集まりまでに決めることになりました。
実は何人かの方から三浦さんを推す声があって、先生も三浦さんでしたら、お人柄やお仕事柄からも安心してお任せができるから、ぜひお願いしたとお話がありました。
お仕事が経理をされていらっしゃるとお聞きしたので、５年生の学年の保護者の中からなら三浦さんがピッタリだと思いました。
委員会がおこなわれるのは、月に１回の、毎月第３日曜日だけです。時間は午後の１３時から１６時までの３時間です。
三浦さんがお仕事で忙しくされているのも知っておりますし、他の保護者でもサポートさせていただくので、ぜひお引き受けいただけないでしょうか？
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例２ 会長の依頼
実は今年のＰＴＡ会長が誰になるかがまだ決まっておらず、次に改めて決めるようになりました。
ＰＴＡ会長は去年は男性でしたが、この学校は男性と女性で交互にローテーションをしてやることに昔からなっていて今年は女性の年なんです。
何人かの方が三浦さんを推す声があって、先生も三浦さんなら安心してお任せできると、お話がありました。
副会長は米永さん、書記は遠藤さんにお願いをしてお引き受けいただきました。
両名とも三浦さんをしっかりサポートするという声もいただきました。もちろん私もお手伝いをしたいと思っています。
どうかお引き受け願えませんでしょうか？いいお返事をお待ちしています。よろしくお願いします。
例３ 委員長
中島さんのお宅でしょうか。わたしは、宮原中学校のＰＴＡ会長の乙部と申します。
中島さんこんにちは、今日電話しましたのは庶務委員長の平松さんがご主人の転勤で引越しをされることになりまして、委員長を新しく選任することになりました。
後任にぜひ中島さんをと思いまして、ぜひお願いできないかとお電話させていただきました。
（なぜやってほしいかの理由を語る）
中島さんは休まずにいつもＰＴＡの委員会に参加してくださいますし、家庭に入られる前は会社の総務マネージャーをされていたとお聞きしました。
ご経験された事務の手続きや書類作成のご経験は、ＰＴＡの庶務の仕事と同じですしむしろ管理職をなさっていたので、
ぜひ宮原中学の庶務の仕事の問題点を改善してほしいくらいです。
中島さんにご依頼するしかないと考えていました。
今日の今日のお願いですから、すぐに返事をしてほしいいとは申しません。
来週の火曜日までにお返事をお願いします。委員長の仕事は初めてになるでしょうから、わたしをふくめてＰＴＡでは全力でサポートします。ご検討よろしくお願いします。
例４
先日は保護者会にご出席いただきましてありがとうございました。
保護者会の終了後に、ＰＴＡの委員の選考が行なわれまして、行事委員と防犯委員が決まらずに
来月までの持ち越しで検討事項になりました。
そこで他の委員と先生で話合いをしまして、防犯委員を目黒さんにお引き受けいただけないか、と思いまして連絡しました。
目黒さんがお仕事をされているのは重々承知しております。ですが防犯委員の集まりは日曜日の午後と決まってますからお仕事がある方でも出席しやすいようになっています。
